Utrzymanie czystości jest niezbędnym elementem funkcjonowania każdego biura, zakładu produkcyjnego, magazynu, placówki medycznej, szkoły czy obiektu handlowego. Jednocześnie stanowi jeden z kosztów operacyjnych, który w większych organizacjach może pochłaniać znaczną część budżetu. Dobra wiadomość jest taka, że ograniczenie wydatków na sprzątanie nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiego standardu higieny.

Audyt kosztów sprzątania jako pierwszy krok do oszczędności

Największym błędem jest wprowadzanie oszczędności „na ślepo”. Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, warto przeprowadzić audyt obecnego systemu utrzymania czystości.

Co powinien obejmować audyt?

• powierzchnię obiektu,
• częstotliwość sprzątania,
• liczbę pracowników odpowiedzialnych za czystość,
• zużycie środków chemicznych,
• zużycie papieru, mydła i innych materiałów higienicznych,
• wykorzystanie sprzętu,
• czas pracy personelu,
• harmonogramy sprzątania.

W wielu przypadkach już sam audyt pozwala znaleźć obszary generujące niepotrzebne koszty. Może się okazać, że część materiałów higienicznych jest zużywana nadmiernie, harmonogram sprzątania nie odpowiada rzeczywistym potrzebom obiektu lub wykorzystywany sprzęt nie zapewnia odpowiedniej wydajności pracy.

Najczęstsze błędy zwiększające koszty utrzymania czystości

• Kierowanie się wyłącznie ceną przy zakupach: tańszy środek czystości, papier higieniczny czy dozownik może okazać się mniej wydajny, wymagać częstszej wymiany lub generować większe zużycie materiałów eksploatacyjnych.
• Brak kontroli zużycia materiałów higienicznych: papier toaletowy, ręczniki papierowe czy mydło zużywają się każdego dnia, dlatego nawet niewielkie straty mogą generować wysokie koszty w skali roku. Problemem często nie są ceny produktów, lecz brak monitorowania ich wykorzystania oraz źle dobrane systemy dozowania.
• Brak szkoleń i standaryzacji pracy: nawet najlepszy sprzęt i wysokiej jakości środki czystości nie przyniosą oczekiwanych efektów, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z nich korzystać. Nieprawidłowe dozowanie preparatów, niewłaściwe techniki sprzątania czy błędy w obsłudze urządzeń prowadzą do większego zużycia materiałów oraz wydłużenia czasu pracy.
• Zaniedbywanie konserwacji sprzętu: maszyny czyszczące i dozowniki wymagają regularnych przeglądów oraz konserwacji. Odkładanie serwisu w celu oszczędności zwykle kończy się kosztownymi awariami, przestojami lub koniecznością wcześniejszej wymiany urządzeń.
• Brak regularnego audytu kosztów: firmy monitorują koszty energii czy paliwa, ale rzadziej przyglądają się kosztom środków czystości, materiałów higienicznych lub efektywności pracy personelu. Tymczasem to właśnie regularny audyt pozwala najłatwiej wychwycić miejsca, w których pojawiają się niepotrzebne wydatki.

Nowoczesny sprzęt kosztuje, ale jeszcze droższa jest jego nieobecność

Wiele przedsiębiorstw wciąż traktuje zakup maszyn czyszczących jako wydatek, a nie inwestycję. Tymczasem profesjonalna szorowarka automatyczna potrafi oczyścić powierzchnię kilkukrotnie szybciej niż tradycyjne metody ręczne.

Różnica staje się szczególnie widoczna w magazynach, halach produkcyjnych, galeriach handlowych i dużych biurowcach. Tam każda minuta pracy personelu przekłada się bezpośrednio na koszt usługi.

Ograniczenie zużycia materiałów higienicznych – małe zmiany, duże oszczędności

Gdy mówi się o kosztach utrzymania czystości, większość osób myśli przede wszystkim o wynagrodzeniach pracowników lub środkach chemicznych. Tymczasem w wielu obiektach znaczącą część budżetu pochłaniają materiały higieniczne wykorzystywane każdego dnia przez pracowników, klientów i gości.

Przykładowo, tradycyjne dozowniki ręczników papierowych często zachęcają użytkowników do pobierania większej liczby listków niż jest to potrzebne. Podobnie wygląda sytuacja z mydłem, które przy źle dobranych dozownikach może być dozowane w nadmiernych ilościach.

Skutecznym rozwiązaniem są profesjonalne systemy dozowania, które pomagają kontrolować ilość wydawanego produktu i ograniczają jego marnowanie. Warto zwrócić uwagę zarówno na odpowiednio dobrane dozowniki do mydeł , jak i dozowniki do papieru toaletowego czy dozowniki do ręczników papierowych .

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o sposobach optymalizacji wydatków związanych z sanitariatami, warto zapoznać się z poradnikiem: Jak obniżyć koszty wyposażenia toalety firmowej? 

Kiedy outsourcing jest tańszy od własnego zespołu?

Nie istnieje jedna odpowiedź na to pytanie. W przypadku niewielkich obiektów outsourcing bardzo często okazuje się korzystniejszy finansowo. Firma zewnętrzna zapewnia pracowników, sprzęt, środki chemiczne oraz nadzór nad jakością usług. Zamawiający nie musi zajmować się rekrutacją, szkoleniami ani organizacją zastępstw.

Z kolei duże zakłady przemysłowe czy rozbudowane centra logistyczne czasami osiągają lepsze wyniki finansowe, utrzymując własne zespoły sprzątające. Kluczowe jest porównanie całkowitego kosztu obu rozwiązań. Nie tylko wynagrodzeń, ale także kosztów zarządzania personelem, zakupu sprzętu, serwisu maszyn i materiałów eksploatacyjnych.

Obniżenie kosztów utrzymania czystości nie musi oznaczać rezygnacji z jakości usług. Największe oszczędności najczęściej wynikają z lepszej organizacji pracy, kontroli zużycia materiałów higienicznych, wykorzystania wydajnych środków czystości oraz regularnej analizy kosztów. 

FAQ

#1 Jak często należy przeprowadzać audyt kosztów sprzątania?

Warto wykonywać go przynajmniej raz w roku, a w dużych obiektach nawet raz na kwartał.

#2 Jak ograniczyć marnowanie środków czystości?

Pomagają w tym koncentraty, systemy dozowania oraz szkolenia pracowników z zakresu prawidłowego przygotowywania roztworów roboczych.

#3 Czy małe firmy również powinny przeprowadzać audyt kosztów utrzymania czystości?

Tak. Nawet w niewielkich biurach analiza zużycia materiałów higienicznych i środków czystości może pomóc znaleźć źródła niepotrzebnych wydatków.